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매달 만드는 광고 성과 보고서를 AI에게 맡기면 정말 편할 것 같습니다. 그런데 엑셀 파일을 대화창에 끌어다 놓기 직전에 '이거 회사 자료인데 올려도 되나?' 하는 생각이 한 번쯤 드시죠. 그 고민 끝에 아예 안 넣기로 하거나 별생각 없이 그냥 올리게 되고요.
회사 자료를 올려도 되나 하는 걱정이 괜한 것은 아닙니다. 2023년 3월 이코노미스트는 삼성전자 반도체 부문이 챗GPT 사용을 허용한 지 20일이 안 돼 사내 정보가 입력된 일이 세 건 있었다고 보도했습니다(회사가 공식으로 발표한 내용은 아닙니다).
입력된 정보는 설비 계측 프로그램의 소스코드와 회의 녹음을 옮긴 내용 같은 것이었습니다. 이 일은 해킹이 아니라 직원이 일을 빨리 끝내려고 직접 넣은 자료에서 시작됐습니다. 자료를 넣은 곳도 회사가 사용을 허용한 챗GPT였고요.
그러니 회사 자료를 AI에 넣어도 되는지는 'AI가 안전한가'만 물어서는 답이 나오지 않는다고 생각합니다. 같은 AI라도 학습 설정을 어떻게 해 두었는지, 회사가 무엇을 허락하는지, 실제로 무엇을 넣는지에 따라 달라지니까요. 이 글에서는 챗GPT, 클로드, 제미나이의 2026년 11월 공식 안내를 기준으로 넣은 자료가 어디에 얼마나 남는지 알아보려고 합니다. 그리고 학습 설정, 회사 규정, 자료의 종류 순서로 넣을 자료를 고르는 법을 정리해 보겠습니다.
AI에 올린 회사 자료는 어디로 갈까요?#
AI 채팅에 올린 회사 자료는 서비스 회사의 서버로 갑니다. 광고 성과 엑셀을 대화창에 올리는 순간 그 사본이 오픈AI, 앤트로픽, 구글의 서버에 생깁니다. 답을 만드는 AI 모델이 그 서버에서 돌아가니까요. 앞에서 본 삼성전자 직원이 넣은 소스코드와 회의 내용도 이렇게 회사 밖 서버로 간 자료였습니다.
그럼 서버에 간 회사 자료는 어떻게 될까요? 챗GPT, 클로드, 제미나이의 공식 안내를 읽어 보면 그 자료에 생기는 일은 보관, 학습, 사람 검토입니다.
- 보관: 대화 기록이 내 계정과 서비스 회사의 서버에 남는 일입니다. 내가 지울 때까지 있고 지운 뒤에도 일정 기간 남습니다.
- 학습: 넣은 내용이 다음 AI 모델을 만드는 재료로 쓰이는 일입니다.
- 사람 검토: 서비스 회사의 직원이나 계약자가 품질과 안전을 확인하려고 대화를 읽는 일입니다.
보관과 사람 검토는 서비스 회사가 정하는 일이라 사용자가 고를 수 없습니다. 내가 설정에서 끌 수 있는 건 학습뿐이죠. 그래서 학습 설정부터 보겠습니다.
챗GPT, 클로드, 제미나이의 학습 설정은 어디서 끌까요?#
챗GPT, 클로드, 제미나이의 개인용 요금제는 대화를 학습에 쓸 수 있고 어느 서비스든 설정에서 학습을 끌 수 있습니다. 다만 이 설정이 기본으로 켜져 있는지는 서비스마다 다릅니다.
챗GPT는 학습 공유가 처음부터 켜져 있어서 따로 끄지 않았다면 지금도 그대로입니다. 클로드는 가입할 때 대화를 학습에 쓰도록 허용할지 고르고 제미나이는 활동 저장(Keep Activity)을 켜 두면 대화가 학습에 쓰입니다. 그런데 가입한 지 오래됐다면 그때 어떻게 골랐는지 떠올리기 어렵죠. 그러니 지금 쓰는 계정의 설정 화면을 한 번 열어 보는 게 가장 확실합니다.
학습 설정은 끈 뒤에 시작한 대화부터 적용됩니다. 클로드는 학습을 끄기 전에 나눈 대화가 이미 시작된 학습에서는 빠지지 않는다고 안내합니다. 회사 자료를 넣은 다음에 끄면 그 자료가 이미 학습에 쓰였을 수 있습니다. 그래서 학습 설정은 회사 자료를 처음 넣기 전에 확인하는 게 맞다고 생각합니다.
이미 개인 계정에 회사 자료를 넣었다면 지금 학습 설정을 끄고 그 대화를 지우는 것부터 하면 됩니다. 넣은 자료가 개인정보나 비밀이었다면 회사의 보안 담당자에게도 알리는 것이 좋습니다.
'이번 한 번만 회사 자료로 물어보면 되는데 설정까지 바꾸기는 번거로운데' 싶을 때도 있죠. 그럴 때 한 대화만 학습에서 빼고 싶다면 기록이 남지 않는 대화를 쓰면 됩니다. 챗GPT와 제미나이의 임시 채팅(Temporary chat)과 클로드의 시크릿 채팅(Incognito chat)은 대화 기록과 메모리에 남지 않고 학습에도 쓰이지 않습니다.
그럼 회사에서 쓰는 업무용 계정의 대화도 학습에 쓰일까요? 챗GPT의 Business와 Enterprise, 클로드의 Team과 Enterprise, 구글 워크스페이스의 제미나이는 고객이 허락하지 않으면 데이터를 학습에 쓰지 않는 것이 기본이라고 각 회사가 밝히고 있습니다. 업무용 계정이라면 학습 설정을 따로 끄지 않아도 처음부터 꺼져 있는 셈입니다. 회사의 관리자가 구성원의 대화를 볼 수 있다는 점은 회사 규정을 다룰 때 다시 보겠습니다.
학습 설정을 표로 정리하면 다음과 같습니다(2026년 11월 기준).
| 서비스 | 개인용 요금제의 학습 | 학습을 끄는 곳 | 기록이 남지 않는 대화 | 업무용 요금제의 학습 |
|---|---|---|---|---|
| 챗GPT | 기본으로 씀 (무료, Plus, Pro) | 설정 > 데이터 관리 > 모델 개선을 위한 데이터 학습 허용 | 임시 채팅 | 쓰지 않음 (Business, Enterprise) |
| 클로드 | 가입할 때 고른 대로 씀 (무료, Pro, Max) | 설정 > 개인정보보호 > AI 모델 개선 돕기 | 시크릿 채팅 | 쓰지 않음 (Team, Enterprise) |
| 제미나이 | 활동 저장을 켜 두면 씀 (개인 계정) | 설정 > Activity > Keep Activity | 임시 채팅 | 쓰지 않음 (구글 워크스페이스) |
그럼 학습만 꺼 두면 광고 성과 엑셀을 마음 놓고 올려도 될까요?
학습을 꺼도 남는 것: 보관 기간과 사람 검토#
학습만 꺼 두는 것으로는 부족합니다. 학습을 꺼도 회사 자료가 서버에서 바로 사라지지는 않습니다. 학습 설정이 막는 것은 자료가 다음 모델의 재료가 되는 일뿐이고 서버에 남는 기간과 서비스 회사의 사람이 보는 경우는 따로 있으니까요.
광고 성과 엑셀을 올려 분석을 받고 바로 대화를 지웠다고 해 볼까요? 그래도 엑셀은 서비스 회사의 서버에 한동안 남습니다. 챗GPT와 클로드는 지운 대화를 30일 안에 삭제하고 제미나이는 활동 저장을 꺼 둔 대화도 72시간 동안 보관하거든요. 임시 채팅이나 시크릿 채팅으로 올린 엑셀도 한동안 남는 것은 마찬가지입니다(서비스별 보관 기간은 아래 표에 정리했습니다).
그런데 챗GPT에서 지운 대화가 30일보다 더 오래 남는 경우도 있습니다. 챗GPT는 보안 문제나 법적 의무가 있으면 더 오래 보관할 수 있다고 적고 있습니다. 실제로 오픈AI는 뉴욕타임스와의 소송에서 법원이 지운 대화까지 보존하라고 명령해서 그 명령이 끝난 2025년 9월 26일까지 지우지 못했다고 공식 글에서 밝혔습니다. 화면에서 지운 대화도 서버에서는 지워지지 않을 때가 있으니 지운 것으로 끝났다고 보기는 어려울 것 같습니다.
클로드에도 지운 뒤 30일보다 더 오래 남는 대화가 있습니다. 좋아요나 싫어요를 누른 대화는 5년까지 남고 정책 위반으로 분류된 대화의 입력과 출력은 2년까지 남습니다. 답이 마음에 들어서 좋아요를 눌렀을 뿐인데 회사 자료가 든 대화가 5년 동안 남을 수 있는 거죠. 지운 대화는 30일 안에 사라지는데 좋아요 한 번에 5년이 되니 회사 자료를 넣은 대화에서는 좋아요와 싫어요를 누르지 않는 게 낫겠습니다.
서비스 회사의 사람이 대화를 읽는 경우는 어떨까요? 사람 검토를 공식 안내에 가장 분명하게 적어 둔 곳은 구글입니다. 개인용 제미나이의 일부 대화를 사람이 검토하고 그 대화는 3년까지 보관한다고 안내합니다.
구글이 검토자가 보면 안 될 기밀 정보는 넣지 말라고 따로 안내하는 것도 학습 설정과 상관없이 사람이 검토할 수 있어서입니다. 학습에 쓰이지 않는 자료라도 검토자는 읽을 수 있다는 거죠.
학습을 끈 뒤에도 남는 것을 표로 정리하면 다음과 같습니다(2026년 11월 기준).
| 서비스 | 서버에 남는 기간 | 기록이 남지 않는 대화의 보관 | 더 오래 남는 대화 |
|---|---|---|---|
| 챗GPT | 지운 뒤 30일 안에 삭제 | 30일 | 보안 문제나 법적 의무가 있는 대화 |
| 클로드 | 지운 뒤 30일 안에 삭제(학습을 허용하지 않은 경우) | 30일 | 좋아요나 싫어요를 누른 대화(5년), 정책 위반으로 분류된 대화(2년) |
| 제미나이 | 활동 저장을 꺼도 72시간 | 72시간 | 사람이 검토한 대화(3년), 피드백을 보낸 대화 |
다시 광고 성과 엑셀로 돌아가 보면 학습을 꺼 두었어도 그 엑셀은 한동안 서버에 남고 경우에 따라 검토자가 볼 수도 있습니다. 그래서 저는 학습 설정이 자료가 다음 모델의 재료가 되는 위험을 줄이는 장치라고 생각합니다. 학습을 껐다고 어떤 회사 자료든 넣어도 된다는 허락으로 읽으면 안 될 것 같습니다.
그럼 회사 자료를 AI에 넣어도 될지는 무엇으로 판단해야 할까요? 지금까지 본 학습 설정과 보관 기간은 서비스 회사가 정한 규칙입니다. 그런데 어떤 자료를 회사 밖 서버로 보내도 되는지는 서비스 회사가 아니라 우리 회사가 정하는 일입니다.
어떤 회사 자료를 AI에 넣고 어떤 자료를 뺄까요?#
어떤 회사 자료를 AI에 넣을지는 회사 규정을 먼저 보고 그다음 자료의 종류로 정합니다. 회사에 AI 사용 규정이 있다면 쓸 수 있는 서비스와 요금제, 넣으면 안 되는 자료가 적혀 있는지부터 찾아봅니다.
회사가 업무용 요금제를 쓰고 있다면 회사 자료는 개인 계정이 아니라 그 계정에서 쓰는 게 맞다고 생각합니다. 앞에서 본 것처럼 업무용 계정의 대화는 기본으로 학습에 쓰이지 않거든요. 그리고 챗GPT Business에서는 워크스페이스 관리자가 구성원의 대화를 보고 내보낼 수 있어서 자료가 어디로 갔는지 회사가 확인할 수 있습니다. 내가 넣은 회사 자료를 관리자도 읽을 수 있다는 뜻이기도 합니다.
회사 규정을 볼 때는 AI 서비스를 써도 되는지에서 멈추지 않는 게 좋습니다. '회사가 챗GPT를 써도 된다고 했으니 회사 자료도 넣어도 되겠지' 싶을 수 있습니다. 그런데 삼성전자 사례도 회사가 챗GPT 사용을 허용한 뒤에 생긴 일이었죠. 그래서 규정에서는 어떤 자료를 넣어도 되는지까지 찾아봐야 합니다.
규정이 정한 범위 안에서도 자료 하나하나를 넣을지는 쓰는 사람이 직접 판단해야 합니다. 규정이 넣을 자료를 하나하나 정해 주지는 않으니까요. 그럴 때는 앞에서 본 보관 기간과 사람 검토를 떠올려 보면 됩니다. 학습을 꺼도 자료는 한동안 서버에 남고 경우에 따라 검토자가 읽습니다.
그러니 판단하는 기준은 '이 자료가 서비스 회사의 서버에 남고 검토자가 읽어도 괜찮은가?'입니다. 그대로 넣기는 어려워도 고객사 이름과 연락처를 빼면 괜찮아지는 자료도 있고요. 이 질문으로 회사 자료를 나눠 보면 다음과 같습니다.
| 자료의 종류 | 자료의 예 | 서버에 남으면 | 판단 |
|---|---|---|---|
| 공개 자료 | 보도자료, 회사 웹사이트 글, 이미 발표한 보고서 | 이미 회사 밖에 나와 있어 문제없음 | 그대로 넣는다 |
| 내부 자료 | 광고 성과 보고서, 매출 집계, 회의 메모 | 이름을 빼면 누구의 자료인지 알기 어려움 | 고객사 이름과 개인을 알아볼 수 있는 정보를 지우고 필요한 부분만 넣는다 |
| 개인정보와 비밀 | 고객 명단과 연락처, 비밀번호와 계정 정보, 계약 조건, 공개 전 실적 | 남는 것 자체가 문제 | 넣지 않는다(회사 규정이 따로 허락한 경우에만 규정대로) |
개인정보와 비밀은 넣지 않는다는 판단은 제 기준만이 아닙니다. 앤트로픽은 재무 정보, 건강 기록, 비밀번호, 기밀 사업 문서처럼 매우 민감한 자료는 클로드에 넣지 않기를 권장하거든요.
그렇다고 회사 자료를 아예 안 넣을 필요는 없다고 생각합니다. 공개 자료와 고객사 이름을 지운 내부 자료만으로도 AI에게 맡길 수 있는 일이 많으니까요.
앞의 표로 보면 광고 성과 엑셀은 내부 자료에 들어갑니다. 고객사 이름과 연락처는 아래 순서로 지우면 됩니다.
- 고객사 이름을 A사, B사처럼 바꿉니다.
- 담당자 이름, 연락처, 계정 아이디가 들어 있는 열을 지웁니다.
- 분석에 필요 없는 시트는 빼고 필요한 시트만 새 파일로 저장해 대화창에 올립니다.
AI가 광고 성과를 분석하는 데 필요한 건 노출수와 클릭수와 비용 같은 숫자입니다. 고객사 이름이나 담당자 연락처가 없어도 분석 결과는 거의 달라지지 않을 것 같습니다. 그리고 이름을 지운 엑셀은 서버에 남아도 어느 회사의 성과인지 알아보기 어렵습니다. 그래서 올리기 전에 이름과 연락처를 지우는 몇 분이 아깝지 않다고 생각합니다.
오늘은 지금 쓰는 AI 계정의 설정 화면부터 열어 학습 설정을 확인해 보셔도 좋겠습니다. 그다음 회사에 AI 사용 규정이 있는지 찾아보고 자료를 넣을 때마다 이 자료가 공개 자료인지, 이름을 지우고 넣을 내부 자료인지, 넣지 않을 자료인지 한 번씩 물어보면 됩니다.
